Bij Untranslate kan je terecht voor alle taaldiensten en taaltechnologie. Het zevenkoppig team, aangevuld met freelancers, staat haar klanten bij in het bepalen van een effectieve taalstrategie en het opbouwen van vertaalgeheugens, terminologie en stijlgidsen. Daarbij maken ze zoveel mogelijk gebruik van software en digitale hulpmiddelen.
Els Van Humbeeck van Olive People staat Untranslate al sinds midden 2020 bij als Hr-manager & coach gedurende enkele uren tot dagen per maand.
De context
Nathalie De Sutter, Managing Partner van Untranslate, was al enkele jaren hard aan het timmeren aan haar succes. Ze ging voluit voor een kwalitatieve, efficiënte en klantgerichte aanpak. Een klein maar fijn team om samen een gediversifieerd en breed ‘taal’-aanbod te offreren aan haar klanten, dát was het plan.
Een viertal jaar na oprichting had Untranslate drie mensen vast in dienst. Daarnaast biedt het bedrijf jaarlijks een aantal stageplaatsen aan. Nathalie merkte toen dat adequaat ‘people management’ toch specifieke skills en bijkomende effort vergt.
Als bedrijfsleider wilde Nathalie zich vooral toeleggen op haar kerntaken: zorgen voor een kwaliteitsvolle dienstverlening en het uitbouwen van haar klantenbestand. De rol van de medewerkers in het leveren van die excellente dienstverlening is cruciaal, dat besefte ze maar al te goed. Daarom besloot ze een professional in te schakelen die wél focus kon leggen op een weldoordacht rekruteringsbeleid, het functioneren, welzijn en retentie van de medewerkers of het gericht inzetten van Hr-gerelateerde tools om de efficiëntie binnen de organisatie te verhogen.
En zo riep ze op een dag de hulp in van Els van Olive People.
“De samenwerking met Els is verfrissend omdat ze de dynamiek in een organisatie haarscherp analyseert en vanuit haar ervaring en kennis concrete en haalbare optimalisaties voorstelt.”
First things first
Hoe gaat een hr-manager & coach for rent te werk?
Els begon met een Hr-scan: wat was er al, wat moest op korte termijn geïmplementeerd worden en wat waren de nice to haves op langere termijn. Hiervoor praatte ze uitgebreid met Nathalie en maakte ze er een punt van het team goed te leren kennen. Hoe voelden ze zich in hun job? Wat waren hun super powers en wat hun uitdagingen? Wat wilden ze graag anders zien? Op basis van deze gesprekken werden meteen wat dingen aangepakt. Zo werd de organisatie van de teammeeting waar alle projecten en lopende zaken worden overlopen, onder handen genomen. Door deze voortaan wekelijks op een vast moment in te plannen, zorgde dit meteen voor een meer transparantie en een betere samenwerking tussen de voornamelijk remote werkende teamleden.
Missie en objectieven
Welke richting wilde Untranslate uitgaan in de komende maanden en jaren?
Tijd om de missie en visie onder de loep te nemen. Tijdens een aantal sessies zoomde Els met Nathalie in op de bestaansreden van Untranslate. Wie is het doelpubliek, wat is het aanbod en wat wil men bereiken? Dat had Nathalie bij de opstart al helder uitgewerkt, maar het voltallige team werd voortaan nauwer betrokken en de concrete doelstellingen werden verfijnd en bijgestuurd.
De volgende stap was deze vertalen naar de medewerkers. Welke objectieven wil men hier nu voor het komende jaar aan koppelen voor elk individueel teamlid? Ook deze werden in co-creatie mét de medewerker bepaald. Daar kwamen niet alleen objectieven uit gelinkt met de bedrijfsdoelstellingen maar ook een persoonlijk opleidings- en ontwikkelingsplan. Hierdoor kan elke medewerker op zijn manier, volgens zijn competenties en interesses, bijdragen aan de missie van Untranslate. De teamleden voelen zich hierdoor meer betrokken en vertrouwd.
Deze oefening heeft Untranslate een stevige basis gegeven. Hierdoor is het duidelijk welke richting ze uit willen en hoe elke medewerker hier kan aan bijdragen met persoonlijke objectieven die elk jaar worden herzien.
Performance management en rekruteringsstrategie
Els zorgde voor functie- en rolbeschrijvingen en bereidde ook de evaluatiecyclus voor. De medewerkers weten wat van hen verwacht wordt, en dat schept duidelijkheid. Ook voor het rekruteren van nieuwe teamleden komt dit goed van pas. Door het duidelijk uitschrijven van rollen en benodigde competenties is snel duidelijk waar er versterking nodig is en welke competenties we zoeken in de nieuwe medewerker als aanvulling op het team. Zo worden mismatches vermeden en bouwt Untranslate aan een complementair, samenhangend team.
Autonomie, Betrokkenheid en Competenties
Olive People gelooft sterk in de intrinsieke motivatie van mensen en de cruciale rol van een organisatie om medewerkers alle kansen te geven deze aan te spreken. Daarom werken ze volgens de ABC-filosofie en ijveren voor werknemers met Autonomie, die zich Betrokken voelen en Competentiegericht werken. Ook bij Untranslate resulteert dit in geëngageerde medewerkers, de juiste vrouw (in dit geval) op de juiste plaats, en een team dat voor elkaar door het vuur gaat.
“Een organisatie leiden en een team aansturen is niet altijd gemakkelijk. Daarom is het zo waardevol als je bepaalde ideeën eerst even kunt voorleggen aan Els, die een neutraal en genuanceerd zicht heeft op de situatie. Bovendien kan dit op flexibele basis: wanneer er echt behoefte aan is.”
Fast forward naar vandaag
Vandaag is Els nog steeds aan de slag als hr-manager & coach for rent bij Untranslate. Ze coacht de werknemers, is een klankbord voor Nathalie, en staat in voor alle hr-taken van rekrutering tot evaluatiecyclus. Heel fijn vinden alle partijen het om op lange termijn te kunnen samenwerken. Sommige maanden werkt Els 35 uren voor Untranslate, andere slechts een dag, volledig afhankelijk van de noden van dat moment. Die flexibiliteit wordt enorm geapprecieerd.
Kan jij ook hulp gebruiken bij het uitbouwen van je personeelsbeleid? Contacteer Els voor een vrijblijvende kennismaking.
